Politique de protection des données à caractère personnel – CINB

Qui est le responsable du traitement de vos Données ?

Le Conseil International du Notariat belge émanant de la Fédération Royale du Notariat belge asbl, inscrite à la BCE sous le numéro 0409.357.321 et ayant son siège à 1000 Bruxelles, rue de la Montagne, 30-34 (ci-après, le « CINB » ou « Nous ») attache une grande importance au respect de votre vie privée et de vos données à caractère personnel (ci-après, « vos Données »). À ce titre, nous veillons à respecter la réglementation en la matière et, plus particulièrement, le Règlement Général européen sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679, ci-après, « RGPD »).

La présente politique a ainsi pour objet de vous informer sur la manière dont nous traitons vos Données en qualité de « responsable du traitement » au sens du RGPD et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation. Pour toute demande d’information complémentaire, vous pouvez nous contacter par courriel à CINB-IRBN@fedot.be ou contacter notre délégué à la protection des données en envoyant un courriel à dpofednot@privanot.be ou en adressant un courrier à Privanot asbl, rue de la Montagne, 30, 1000 Bruxelles.

La présente version de la politique de protection des données à caractère personnel est susceptible d’évoluer. Nous veillerons à vous informer en cas de mise à jour substantielle.

• Quelle(s) Donnée(s) collectons-nous, pour quelle(s) finalité(s) et durant combien de temps ?

Le CINB a pour mission d’informer les notaires sur les réglementations européennes et internationales en lien avec leurs activités ainsi que de promouvoir et de représenter le notariat belge sur la scène européenne et internationale.

Pour ce faire, le CINB veille:

• au suivi politique et juridique de l’actualité notariale européenne et internationale ;
• à l’entretien  et au développement de contacts avec les institutions (notariales) européennes et internationales ;
• à la diffusion d’informations sur l’actualité européenne et internationale en lien avec le notariat.

Dans ce contexte, des événements nationaux et internationaux, des journées d’études, des workshops, … auxquels sont conviés des notaires, collaborateurs et intervenants extérieurs sont organisés.

Dans le cadre de ses missions, le CINB est amené à collecter et traiter les Données suivantes concernant des notaires, notaires honoraires, collaborateurs des notaires, candidats notaires et intervenants extérieurs :

• Données d’identification (nom, prénom, signatures (électroniques), photographie, photographie de la carte d’identité,…) ;
• Coordonnées  privées (adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale,…) ;
• Données professionnelles (adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, numéro de société, numéro de compte bancaire,…) ;
• Autres données recueillies lors d’enquêtes de satisfaction, de candidatures en tant qu’intervenants extérieurs, de demandes d’informations,…

Les Données susmentionnées seront traitées aux fins suivantes :

• la gestion des inscriptions aux événements proposés par le/ par l’intermédiaire du CINB ;
• l’organisation de voyages en Belgique et à l’étranger et la coordination des déplacements lors desdits voyages ;
• l’échange d’informations sur les activités notariales ;
• le traitement de demandes « Eurnot » provenant de notaires ou de leurs collaborateurs ;
• le traitement de demandes d’information générale provenant de citoyens.

Le CINB veille à ce que vos données à caractère personnel ne soient pas conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la réalisation des finalités de traitement. Vos Données sont ainsi conservées durant un délai maximal de 5 ans.

Sur base de quels fondements juridiques traitons nous vos Données ?

Conformément au RGPD, le traitement de vos Données repose sur votre consentement (Art. 6.1.a) du RGPD) ou sur l’intérêt légitime poursuivi par le CINB dans le cadre des ses missions, à savoir la coopération internationale entre les notariats européens et internationaux (Art. 6.1. f) du RGPD).

Vos Données sont-elles communiquées à des tiers ?

Vos Données sont susceptibles d’être transmises :

• à des organisations notariales et non-notariales dans le cadre de séminaires internationaux, de cours/formations, d’évènements,… qui ne sont pas organisés directement par le CINB ;
• à des notaires, notaires honoraires, collaborateurs de notaires, candidats notaires dans le cadre de demandes d’informations générales « Eurnot » ;
• à nos sous-traitants externes chargés de réaliser des traitements de Données dans le respect de la finalité susvisée avec lesquels nous avons veillé à signer un contrat garantissant le respect de vos Données conformément aux dispositions du RGPD.

En aucun cas nous ne transmettrons vos Données à des tiers à des fins de prospection commerciale non sollicitée.

Comment vos Données sont-elles protégées ?

Le CINB prend toutes les mesures nécessaires afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données en empêchant notamment qu’elles ne soient endommagées, involontairement effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant vos Données (destruction, perte, altération ou divulgation), le CINB s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données notamment auprès de l’Autorité de Protection des données qui lui incombe en vertu du RGPD.

Quels sont vos droits par rapport au traitement de vos Données ?

En tant que personne concernée par les traitements de Données effectués par le CINB, vous disposez de la faculté d’exercer les droits qui vous sont reconnus par le RGPD.

Ainsi, vous disposez d’un droit à un traitement transparent de vos Données, d’un droit à l’information, d’un droit d’accès et d’un droit de rectification si vos Données s’avèrent inexactes ou incomplètes.

Par ailleurs, vous disposez du droit de retirer à tout moment votre consentement.

Sous certaines conditions et dans des hypothèses strictement définies, vous disposez également d’un droit à l’effacement de vos Données ainsi que d’un droit d’opposition à l’utilisation de vos Données.

Vous pouvez exercer vos droits auprès de notre délégué à la Protection des Données en envoyant un courriel à dpofednot@privanot.be ou en adressant un courrier à Privanot asbl, rue de la Montagne, 30, 1000 Bruxelles.

Réclamation

Si vous estimez que le CINB n’a pas traité vos Données conformément aux règlementations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).